Allmänt
Föreningens lokaler och bostäder har ett låssystem till lägenhetsdörrar, portar och dörrarna till gemensamhetsutrymmen som heter ILOQ. Vissa av dörrarna kan öppnas med s.k. ’Tags’ (kontaktfria nyckelbrickor) Dessa kan även användas till att boka tid i tvättstugorna. Samtliga nycklar och ’Tags’ är utkvitterade och registreras i pärmen ”Kvittenslista Tags” i styrelserummets kassaskåp. Samtliga nycklar och ’Tags’ är kopieringsskyddade och kan endast kopieras eller bytas ut enlig nedanstående Rutin 1.
Lägenhetsdörrana har dessutom 9-tillhållarlås som hanteras enligt Rutin 2 nedan.
Föreningens garage har endast enstaka ILOQ-lås. Resterande lås är av äldre ’patentlås-typ’ och hanteras enligt Rutin 3, nedan.
Dessutom finns det separata nycklar till enskilda dörrar som lånas ut under begränsad tid av Bredablicks Förvaltare. Tex nyckel till hobbyrummet. Rutin 4 samt diverse nycklar som lånas ut under begränsad tid av Styrelsen. Rutin 5
Denna rutin ägs av ’Nyckelansvarig’ i bostadsrättsföreningens styrelse och alla frågor kring denna besvara på mail ställd till styrelsen@brfgbghus15.se
Nycklar till Källarförråd och Vindsförråd skall införskaffas och betalas av medlem. OBS! Medlem skall tillse att deras förråd är låst även om det inte används för att undvika obehörig användning.
Ytterdörrar skall hållas låsta och får ej lämnas öppna och obevakade.
Föreningen har skapat möjligheten att vidarekoppla porttelefonen från yttre port till EN mobiltelefon i stället för den telefon som finns innanför dörren i er lägenhet.
Detta möjliggör för Er att öppna porten för ett bud som skall leverera varor till Ert hem, även om ni inte råkar vara hemma vid tillfället för leveransen.
Det är valfritt för varje lägenhet att välja detta och det medför en smärre kostnad vid varje omkoppling. (ca 1200:-, år 2023, debiteras separat). Endast tillåtet för medlemmar. Vid lägenhetsöverlåtelse (försäljning) ansvarar säljare för att omkoppling/återkoppling, sker till den telefon som finns innanför dörren igen.
Ansvar o skyldigheter
Ansvarig för överlåtelsehanteringen: Skall informera nya medlemmar om antalet utkvitterade nycklar och Tags till lägenheten, som medlem skall kräva av säljande medlem. Saknas det en nyckel är ny medlem ansvarig för detta i.o.m. övertaget. I samband med överlåtelseavtalet skall ansvarig notera namnet på ny medlem i nyckelregistret i pärmen ”Kvittenslista Tags” i styrelserummet.
Nyckelansvarig, Styrelsen skall tillse att nyckelregistret i pärmen ”Kvittenslista Tags” i styrelserummet hålls uppdaterad.
Låssmeden Sven Alexandersson AB skall kontrollera att utlämnande av nyckel stämmer med beställning och kontrollera legitimation så att nyckel endast uthämtas av medlem (enligt beställningen)
Låssmeden Sven Alexandersson AB ansvarar för att hålla register på utlämnade ILOQ-nycklar och Tags
Medlem är skyldig att snarast anmäla förlorad nyckel till Bredablick – Felanmälan så att den spärras.
Medlem är skyldig att överlämna samtliga utkvitterade nycklar till ny medlem vid försäljning (eller till Bredablick Förvaltning vad avser garage)
Medlem är skyldig att förvara samtliga utkvitterade nycklar så att det ej kan missbrukas samt att underhålla låsanordningar enligt § 26 i föreningens stadgar.
Bredablicks förvaltare skall hålla en lista uppdaterad på samtliga nycklar som finns till förråd och garage som dom ansvarar för samt en lista på vilka som kvitterat ut dessa (tex hyresgäst garage)
Bredablicks felanmälan skall ta emot, vidarebefordra beställning av nycklar eller Tags samt kontrollera att beställaren är en medlem och äger lägenheten som beställningen avser.
Rutin 1. Beställning / reparation av ny eller skadad ILOQ nyckel / Tags
Huvudnycklar till ytterdörr bostäder samt förråd och vissa garage
- Vid behov av ny nyckel (komplettering) eller reparation av skadad nyckel skall medlem beställa detta av Bredablick – Felanmälan. Vid beställning skall förutom informationen på Bredablicks Felanmälningssida (https://bredablickforvaltning.se/felanmalan/) även lämnas medlemmens personnummer.
Även Bredablicks förvaltare har rätt att beställa nycklar till föreningens lokaler enligt dessa rutiner
- Bredablick – Felanmälan, kontrollerar beställarens behörighet att beställa nycklar. Endast medlem har rätt att beställa nyckel.
- Bredablick – Felanmälan skapar blankett enligt separat bilaga. OBS! Beställarens uppgifter skall vara kompletta enligt formuläret. Personnummer är särskilt viktigt.
- Bredablick – Felanmälan skickar formuläret till Låssmeden Sven Alexandersson AB på E-postadress info@lassmeden-sa.se
- Låssmeden Sven Alexandersson AB effektuerar beställningen och kontaktar beställaren för att komma överens om avhämtning och betalning, samtidigt som beställaren informeras om att beställaren/medlem måste personligen hämta ut nyckel och legitimera sig.
- Låssmeden Sven Alexandersson AB uppdaterar sitt register över utlämnade nycklar och Tags.
- Styrelsens nyckelansvarig beställer vid behov en uppdaterad list på utlämnade nycklar och Tags på E-postadress info@lassmeden-sa.se
- Om nyckel eller tag är skadad så behöver man beställa ny nyckel/tag. Beställning ny ILOQ nyckel/Tags betalas av medlem.
Rutin 2. Hantering av ’9-tillhållarlås nycklar’ till lägenhetsdörr
Nycklar till ytterdörr bostäder
- Dessa nycklar är ej kopieringsskyddade och kan kopieras hos valfri låssmed. Föreningen registrerar ej förändring av antalet 9-tillhållarlås-nycklar till lägenheterna
- Vid installation av dessa lås utlämnades 3 st nycklar till varje lägenhet.
- Beställning av ny 9-tillhållarlås-nyckel eller reparation av skadad 9-tillhållarlås-nyckel betalas av medlem. (Oftast går det ej att reparera en skadad nyckel.)
Rutin 3. Hantering av ’patentlås nycklar’ till Garagen av Bredablick
Tex nycklar till de medlemmar som hyr garage av föreningen
- Vid överlåtelse av Garage skall avflyttande hyresgäst överlämna utkvitterade nycklar till Bredablick Förvaltningskontor i källaren på Antenngatan 4 (ingång från gatan)
- Bredablicks Förvaltare tar emot nycklarna
- Bredablicks Förvaltare informerar Styrelsens nyckelansvarig som infogar denna information i pärmen ”nyckelkvittenser”
- Bredablicks Förvaltare får information om ny hyresgäst från Bredablicks uthyrning när nytt kontrakt är skrivet och klart.
- Bredablicks Förvaltare kontaktar ny hyresgäst och kommer överens om när nycklar till garaget kan lämnas ut
- Bredablicks Förvaltare informerar Styrelsens nyckelansvarig som infogar denna information samt nyckelkvittensen i pärmen ”nyckelkvittenser”
- Beställning ny ’patentlås nyckel’ eller reparation av skadad ’patentlås nyckel’ sker till Bredablick, och betalas av medlem.
Notera att vissa garage har ILOQ-lås och skall då hanteras enligt Rutin 1.
Rutin 4. Utlåning av tillfälliga nycklar av Bredablick
Tex nycklar till hantverkare eller nyckel till hobbylokalen
- Bredablicks Förvaltare ansvarar för att hålla en lista på samtliga nycklar för utlåning. Varje nyckel skall ha en individuell märkning med ett unikt nummer.
- Bredablicks Förvaltare ansvarar för att hålla en lista på utlånade nycklar i pärmen ”nyckelkvittenser”
- Listan skall innehålla uppgifter på samtliga utlånade nycklar och som gör att man kan härleda vem som har och vem som hade en viss nyckel vid en viss tid. För att detta skal kunna ske krävs en lista på samtliga nycklar, en lista på vilka nycklar som lånats ut och till vem. Låntagare skall legitimera sig med godkänd legitimation På listan skall namn och personnummer registreras, när nyckeln lånades ut och när den skall återlämnas samt när den återlämnades.
- Listan skall förvaras på Bredablicks Förvaltares kontor. Antenngatan 4.
Rutin 5. Utlåning av tillfälliga nycklar av Styrelsens nyckelansvarig
Tex nycklar till Styrelsens medlemmar
- Styrelsens nyckelansvarig ansvarar för att hålla en lista på samtliga nycklar för utlåning. Varje nyckel skall ha en individuell märkning med ett unikt nummer.
- Styrelsens nyckelansvarig ansvarar för att hålla en lista på utlånade nycklar i pärmen ”nyckelkvittenser” i Kassaskåp i styrelserummet och uppdaterar löpande detta register.
- Listan skall innehålla uppgifter på samtliga utlånade nycklar och som gör att man kan härleda vem som har och vem som hade en viss nyckel vid en viss tid. För att detta skal kunna ske krävs en lista på samtliga nycklar, en lista på vilka nycklar som lånats ut och till vem. Låntagare skall legitimera sig med godkänd legitimation På listan skall namn och personnummer registreras, när nyckeln lånades ut och när den skall återlämnas samt när den återlämnades.
Förlorade nycklar eller Tags skall snarast anmälas till Bredablicks Felanmälningssida (https://bredablickforvaltning.se/felanmalan/) som beslutar om låset skall bytas ut. Bredablicks Förvaltare informerar Styrelsens nyckelansvarig som infogar denna information samt ev. nya nyckelkvittensen i respektive logg pärm.